Dans le cas où la conciliation menée par le Bureau du syndic n’a pu donner lieu à une entente entre les parties, vous pouvez demander l’arbitrage du compte d’honoraires par le conseil d’arbitrage dans les 30 jours de la réception du rapport de conciliation. Ce conseil entend les parties au cours d’une audience et reçoit leurs éléments de preuve. Il rend par la suite sa sentence. Sa décision est sans appel.
La demande d’arbitrage doit être adressée par courrier ou par courriel au secrétaire de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec :
Secrétaire de l’Ordre
secretaire@omvq.qc.ca
Ordre des médecins vétérinaires du Québec
800, avenue Sainte-Anne, bureau 300
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 5G7
Questions fréquentes
J’ai consulté un médecin vétérinaire et je suis en désaccord avec le montant de son compte pour ses services professionnels. Que dois-je faire?
Vous pouvez faire une demande de conciliation du compte d’honoraires, par écrit, au syndic de l’Ordre à l’adresse courriel suivante : bureau.syndic@omvq.qc.ca.
Quels documents dois-je fournir?
Une copie du compte d’honoraires ou une copie de la somme prélevée ou retenue à votre compte.
Que se passe-t-il pendant la conciliation?
Le syndic tente de trouver une solution à l’amiable au désaccord entre les parties, en tenant compte de toutes les circonstances.
Si une entente est conclue en cours de conciliation, elle est constatée par écrit, signée par le client et le membre puis déposée auprès du secrétaire de l’Ordre.
Est-ce qu’il y a des conditions particulières à respecter lors d’une demande de conciliation?
Le médecin vétérinaire qui émet la facture doit être membre de l’Ordre;
Aucune autre procédure judiciaire ne doit être en cours (par exemple, un recours à la Cour du Québec – Division des petites créances).
Quand est-ce que le syndic produit un rapport de conciliation?
Lorsque la conciliation n’a pas conduit à une entente.
Quelles sont les informations contenues dans le rapport?
- Le montant du compte d’honoraires à l’origine du désaccord;
- Le montant que le client reconnaît devoir payer;
- Le montant que le membre reconnaît devoir rembourser ou est prêt à accepter pour régler le désaccord;
- Le montant suggéré par le syndic, en cours de conciliation, à titre de paiement au membre ou de remboursement au client.
Quel est le délai d’attente pour recevoir ce rapport?
45 jours à compter de la date de la réception de la demande de conciliation.
ARBITRAGE
Pourquoi a-t-on recours à l'arbitrage?
Le recours à l'arbitrage permet de trancher les litiges en matière de compte d’honoraires de manière plus rapide et confidentielle.
Combien de temps est-ce que je possède, après une conciliation qui n’a pas mené à une entente, pour avoir recours à une demande d’arbitrage?
Vous avez un délai de rigueur de 30 jours suivant la date de la réception du rapport de conciliation selon le formulaire prévu à l’Annexe 1 pour faire une demande d’arbitrage.
À qui est-ce que je fais parvenir la demande en arbitrage?
À quel moment est-ce que je sais que ma demande d’arbitrage est conforme?
- Vous recevrez un accusé de réception de votre demande d’arbitrage vous informant si le dossier est complet. Un avis de convocation vous sera envoyé, par écrit, ultérieurement.
- Vous recevrez aussi une copie du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec (chapitre M-8, r. 15).
Quels frais dois-je débourser pour une telle démarche?
Aucun.
Qui veille au bon fonctionnement du traitement de la demande d’arbitrage?
Les trois (3) arbitres composent le conseil d’arbitrage et veillent au bon fonctionnement de la demande d’arbitrage.
- Le président du conseil d’arbitrage veille à prendre les mesures pour favoriser le traitement de la demande d’arbitrage et coordonne le travail des personnes qui composent le conseil d’arbitrage.
- Le secrétaire du conseil d’arbitrage veille à la préparation du dossier et à sa transmission au conseil d’arbitrage. Il assure, également, le lien entre le conseil d’arbitrage et les parties.
De plus, il rédige les procès-verbaux.
Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec le secrétaire du conseil d’arbitrage. Il peut vous informer sur le mandat de l’Ordre, sur le mandat du conseil d’arbitrage et son mode de fonctionnement. Notez qu’il ne peut pas vous conseiller.
Est-ce qu’en arbitrage je peux être représenté ou assisté d’un avocat?
Tout à fait. Toutefois, les services de l’avocat seront à vos frais.
J’ai entamé une demande d’arbitrage, est-ce que je peux quand même régler le litige à l’amiable?
À tout moment après le dépôt de la demande d’arbitrage, les parties peuvent convenir d’une entente à l’amiable pour régler le litige.
J’ai changé d’idée, je ne veux plus aller de l’avant avec ma demande d’arbitrage, puis-je y mettre fin?
Oui, avant la tenue de l’audience, vous pouvez demander le retrait de la demande d’arbitrage en avisant par écrit le secrétaire du conseil d’arbitrage.
À quel moment suis-je informé de la tenue de la séance?
Le secrétaire du conseil vous informera, par écrit, de la date, du lieu et de l’heure de l’audience 20 jours après la réception de la demande d’arbitrage.
Où est-ce que la séance d’arbitrage est tenue?
L’audience est tenue par voie de téléconférence et est enregistrée. Cette audience n’est pas publique.
De quel délai le conseil d’arbitrage dispose-t-il pour rendre la sentence arbitrale?
Le conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 60 jours suivant la fin de l’audience.
Comment est-ce que la sentence est rendue?
La sentence est rendue à la majorité des membres du conseil.
Quelles conclusions peut prendre le conseil d’arbitrage relativement au compte en discussion?
Le conseil d’arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte, déterminer le remboursement ou le paiement auquel une partie peut avoir droit et statuer sur le montant que vous avez reconnu devoir.
Je ne suis pas d’accord avec la décision. Puis-je demander une révision au conseil d’arbitrage?
Non. La décision est sans appel.
Comment est-ce que je fais pour obtenir le remboursement du montant? Est-ce que l’Ordre nous soutient dans ce processus?
Lorsque la décision est rendue par le conseil d’arbitrage, l’Ordre n’a plus aucun pouvoir quant à la suite du processus.
Vous pouvez solliciter directement le médecin vétérinaire. Si vous ne réussissez pas à obtenir votre remboursement, vous pouvez demander à un tribunal civil d’homologuer la décision du conseil d’arbitrage pour la rendre exécutoire. Vous pourrez par la suite faire appel à un huissier pour récupérer les sommes. Les honoraires de l’huissier sont à votre charge.